Zaświadczenie o niekaralności dla pracodawcy: kiedy można go wymagać

Kiedy pracodawca może żądać zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego, co mówi art. 10 RODO, jak złożyć zapytanie o informację o osobie i co zrobić przy odmowie.

Zaświadczenie o Niekaralności — firma prywatna, nie organ państwowy.

Nie jesteśmy powiązani z Biuro Informacyjne Krajowego Rejestru Karnego. Dokument urzędowy wydawany jest bezpłatnie (opłata skarbowa wg ustawy o KRK) bezpośrednio przez organ państwowy: www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-zaswiadczenie-z-krajowego-rejestru-karnego. Nasza usługa to płatne wsparcie (przygotowanie, apostille, tłumaczenie, dostawa), oddzielnie od opłaty urzędowej.

Opublikowano 14 września 2026 10 min czytania

Zaświadczenie o Niekaralności — firma prywatna, nie jesteśmy urzędem państwowym. Nie wydajemy zaświadczeń KRK w imieniu organów — pomagamy w orientacji w procedurze. Usługa państwowa: gov.pl.

Zaświadczenie o niekaralności dla pracodawcy jest wymagane tylko wtedy, gdy obowiązek posiadania czystego rejestru wynika wprost z przepisu prawa. W pozostałych przypadkach żądanie dokumentu z Krajowego Rejestru Karnego narusza przepisy o ochronie danych, nawet jeśli kandydat zgadza się je dostarczyć. Poniżej wyjaśniamy, kiedy weryfikacja jest legalna, jak przebiega i gdzie kończą się uprawnienia pracodawcy.

Zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego: co to jest i jakie dane gromadzi rejestr

Zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego to urzędowy dokument, który potwierdza, czy dana osoba figuruje w rejestrze jako skazana. Rejestr prowadzi Biuro Informacyjne Krajowego Rejestru Karnego przy Ministerstwie Sprawiedliwości. Zasady jego funkcjonowania określa ustawa z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym.

Krajowy Rejestr Karny gromadzi dane o osobach, wobec których wydano prawomocne wyroki skazujące. Znajdziemy w nim także informacje o umorzeniach postępowań oraz o zastosowanych środkach zapobiegawczych. Rejestr obejmuje ponadto dane dotyczące orzeczeń dyscyplinarnych w niektórych zawodach, a również wpisy o osobach, wobec których wydano postanowienie o warunkowym umorzeniu postępowania karnego. Dla pracodawcy znaczenie ma jedno: dokument z rejestru odzwierciedla stan na konkretną datę, więc jego wartość dowodowa z czasem maleje. Jak długo dokument pozostaje aktualny, opisuje osobna strona o ważności zaświadczenia z KRK.

Kto może uzyskać zaświadczenie z KRK

Zaświadczenie o sobie może wystąpić każda osoba fizyczna, a także podmioty, którym ustawa przyznaje takie prawo. Zgodnie z ustawą z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym informację o osobie może uzyskać m.in. sąd, prokurator czy organ ścigania. Pracodawca ma do niej dostęp tylko wtedy, gdy przepis szczególny uzależnia zatrudnienie od niekaralności.

W praktyce oznacza to dwie różne ścieżki. Kandydat sam pobiera zaświadczenie o sobie i przekazuje je pracodawcy: to najprostszy i zawsze legalny wariant. Pracodawca występuje o informację o osobie we własnym imieniu: to wariant dostępny wyłącznie, gdy ustawa mu to umożliwia. Podstawy prawnej „na zapas”, dla wszystkich stanowisk naraz, nie ma.

Potrzebujesz konsultacji w sprawie dokumentów?

Kiedy pracodawca może żądać niekaralności

Pracodawca może żądać zaświadczenia o niekaralności tylko wtedy, gdy przewiduje to przepis odrębny, wiążący dane stanowisko z brakiem skazań. Kodeks pracy takiego obowiązku sam nie wprowadza. Określa on jedynie katalog danych, które pracodawca może zbierać, a informacji o karalności w nim nie wymieniono.

Zasada jest prosta. Gdy ustawa dla zawodu lub stanowiska przewiduje warunek niekaralności, pracodawca może go zweryfikować, a kandydat ma obowiązek udokumentować, że warunek spełnia. Brak takiego przepisu oznacza, że żądanie dokumentu z rejestru jest bezprawne, nawet jeśli pracodawcy bardzo na nim zależy. Takie stanowisko konsekwentnie prezentuje UODO w publikacjach dotyczących rekrutacji.

Zawody i stanowiska z wymogiem niekaralności

Najczęstsze podstawy prawne warto zestawić w jednej tabeli, bo różnią się formą weryfikacji: gdzieś wystarczy oświadczenie, gdzieś potrzebne jest zaświadczenie z rejestru.

Zakres danych kandydata w Kodeksie pracy

Kodeks pracy określa zamknięty katalog danych, których pracodawca może żądać od kandydata do zatrudnienia. Obejmuje on imię i nazwisko, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe oraz przebieg dotychczasowej pracy. Przepis dopuszcza ponadto zbieranie danych, których przetwarzanie umożliwia odrębne prawo. To właśnie ta furtka rozstrzyga, czy pytanie o karalność kandydata jest w ogóle dopuszczalne.

Z katalogu wynikają dwa praktyczne wnioski. Pracodawca nie może rozszerzać formularza rekrutacyjnego o pytania o wyroki, postępowania karne czy umorzenia, jeżeli nie ma ku temu podstawy ustawowej. To ograniczenie jest twarde. Nawet legalnie pozyskana informacja o niekaralności służy wyłącznie ocenie spełnienia warunku zatrudnienia, a nie budowaniu szerszego profilu kandydata.

Potrzebujesz konsultacji w sprawie dokumentów?

Ochrona danych o karalności a RODO

Dane o wyrokach skazujących zaliczają się w rozumieniu RODO do szczególnej kategorii danych. Ich przetwarzanie reguluje art. 10 RODO. Zasada jest restrykcyjna. Poza działaniem sądów danych tych nie wolno przetwarzać w celach związanych z wyrokami karnymi. Wyjątkiem jest przetwarzanie w warunkach przewidzianych przez prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego, które przewiduje odpowiednie środki ochronne dla osób, których dane dotyczą.

Z art. 10 RODO wynika konsekwencja, która zaskakuje wielu pracodawców. Zgoda kandydata nie jest tu podstawą przetwarzania danych. Nawet pisemne upoważnienie do weryfikacji w rejestrze nie legalizuje żądania, bo potrzebny jest przepis prawa, który dla danego stanowiska przewiduje wymóg niekaralności i określa środki ochronne. Bez takiego przepisu pracodawca zbierający i przechowujący zaświadczenie działa na wprost jego postanowień, niezależnie od dobrej woli obu stron.

Czy oświadczenie kandydata wystarczy

W wielu przypadkach tak, bo przepisy szczególne wymagają oświadczenia o niekaralności. Składa się je pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania. Kandydat oświadcza, że nie był skazany. W razie kłamstwa grozi mu odpowiedzialność karna, co w praktyce skutecznie dyscyplinuje osoby ubiegające się o stanowisko.

Oświadczenie działa jednak inaczej niż dokument z rejestru. Pracodawca nie sprawdza jego treści w żadnej bazie, więc opiera się wyłącznie na deklaracji pracownika. Gdy ustawa wymaga zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego, samo oświadczenie go nie zastąpi i rekrutacji nie można zakończyć bez przedłożenia dokumentu. W miejscach, gdzie wystarczy oświadczenie, żądanie pełnego zaświadczenia staje się nadgorliwością wchodzącą w zakres art. 10 RODO.

Potrzebujesz konsultacji w sprawie dokumentów?

Co zrobić, gdy kandydat odmawia udzielenia informacji o niekaralności

Sytuacja: firma rekrutuje osobę do pracy z dziećmi, przepis wymaga niekaralności, a kandydat odmawia złożenia oświadczenia i przedłożenia dokumentu. Co może zrobić pracodawca?

Kroki wyglądają tak. Najpierw wskaż kandydatowi przepis, który uzasadnia wymóg, i daj mu realny termin na dostarczenie dokumentu. Jeśli odmowa się przedłuży, potraktuj ją jak niespełnienie warunków zatrudnienia. Ustawa uzależnia pracę od niekaralności, więc brak dokumentu oznacza, że warunek nie został wykazany. Zakończenie rekrutacji w takiej sytuacji jest legalne i nie narusza praw kandydata.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy podstawy prawnej do przetwarzania danych brak. Kandydat może wtedy odmówić bez żadnych konsekwencji. Pracodawca nie może z tego powodu wykluczyć go z rekrutacji ani domyślać się, „co kryje”. Granicę wyznacza art. 10 RODO oraz stanowisko UODO, zgodnie z którym brak zgody na bezprawne przetwarzanie nie może być powodem decyzji o niezatrudnieniu.

Sposoby złożenia zapytania do KRK

Zapytanie o udzielenie informacji o osobie można złożyć trzema kanałami, a różnią się one wygodą, czasem oczekiwania i wymaganymi narzędziami.

Potrzebujesz konsultacji w sprawie dokumentów?

Wzór zapytania o udzielenie informacji o osobie

Formularz zapytania o udzielenie informacji o osobie wymaga kompletu danych identyfikacyjnych. Bez nich rejestr nie rozpozna, o kogo chodzi, a wniosek wróci do uzupełnienia. Wypełniony przykład wygląda tak:

• imię i nazwisko osoby, której dotyczy zapytanie: Anna Kowalska,

• PESEL: 85010112345,

• imię ojca: Jan,

• data urodzenia: 01.01.1985,

• cel zapytania: np. weryfikacja warunku niekaralności wymagana przepisem szczególnym dla stanowiska.

Do formularza dołączasz dowód uiszczenia opłaty skarbowej. Jeśli wniosek składa pracodawca, musi on dodatkowo wskazać przepis prawa, który uprawnia go do uzyskania tych informacji, ponieważ bez takiej podstawy Biuro Informacyjne Krajowego Rejestru Karnego nie udzieli odpowiedzi. Kompletny i poprawnie wypełniony wniosek pozwala uniknąć korespondencji zwrotnej. Dzięki temu cała procedura nie wydłuża się o kolejne tygodnie oczekiwania.

Rejestry karne cudzoziemców i państw UE

Weryfikacja kandydata, który mieszkał lub pracował za granicą, przebiega inaczej niż w przypadku osób znanych wyłącznie polskim rejestrом. Krajowy Rejestr Karny gromadzi tylko orzeczenia, o których wiedzą polskie organy. Zaświadczenie z KRK nie pokaże więc skazań z innych państw.

Obywatel państwa Unii Europejskiej przechodzi prostą ścieżkę. Najpierw uzyskuje zaświadczenie z rejestru karnego państwa, którego jest obywatel lub w którym mieszkał, a pracodawca może dodatkowo przyjąć od niego oświadczenie złożone pod rygorem odpowiedzialności karnej. Przykład: obywatelka Czech aplikuje na stanowisko, dla którego polski przepis wymaga niekaralności. Przedkodzi zaświadczenie z czeskiego rejestru, a jeśli wcześniej mieszkała w innym państwie UE, potrzebny będzie też dokument z tego kraju. Dla obywatela państwa spoza UE zasada wygląda analogicznie. Dokument pochodzi z rejestru kraju pochodzenia lub zamieszkania, a uzupełnia go oświadczenie pod rygorem odpowiedzialności karnej. Pracodawca nie może sam zajrzeć do zagranicznych rejestrów, więc cała inicjatywa spoczywa na kandydacie.

Rejestr Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym: osobna ścieżka dla pracy z małoletnimi

Od 15 lutego 2024 r. podmioty zatrudniające osoby pracujące z małoletnimi mają obowiązek weryfikacji w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym. To odrębna procedura od zwykłego zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego: inna baza, inny tryb zapytania, inny organ.

W praktyce oznacza to, że szkoła, dom kultury czy stowarzyszenie działające na rzecz dzieci musi wykonać dwa kroki. Najpierw sprawdza kandydata w rejestrze sprawców przestępstw na tle seksualnym, a następnie, jeśli przepis tego wymaga, pozyskuje zaświadczenie z KRK albo oświadczenie o niekaralności. Pominięcie samej weryfikacji w rejestrze stanowi odrębne naruszenie. Dzieje się tak niezależnie od tego, czy zaświadczenie z rejestru karnego zostało pozyskane prawidłowo i w wymaganym terminie.

Kary za przetwarzanie danych o skazaniach

Żądanie i przechowywanie danych o karalności bez podstawy prawnej to przetwarzanie danych szczególnej kategorii, a za takie naruszenie odpowiada UODO. Nadzór nad przestrzeganiem RODO sprawuje Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Może on przeprowadzić kontrolę, nakazać usunięcie danych, a także nałożyć karę finansową.

Ryzyko nie kończy się na karach administracyjnych. Kandydat odrzucony za odmowę bezprawnej weryfikacji może dochodzić roszczeń z tytułu naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych, a firma ryzykuje utratę reputacji wśród kolejnych aplikujących. Dla pracodawcy wniosek jest prosty: zanim dodasz punkt o niekaralności do formularza rekrutacyjnego, znajdź przepis, który tego wymaga. Jeśli go nie ma, poprzestań na katalogu danych z Kodeksu pracy. Więcej o samym dokumencie i sposobie jego pozyskania znajdziesz w przewodniku o zaświadczeniu o niekaralności.

Informacje na tej stronie mają charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowią porady prawnej. Zaświadczenia o niekaralności wydaje wyłącznie Krajowy Rejestr Karny (KRK); ta strona nie jest powiązana z żadną instytucją państwową. Przed podjęciem decyzji zalecamy konsultację z wykwalifikowanym specjalistą.

Najczęstsze pytania

Tylko wtedy, gdy obowiązek posiadania niekaralności wynika z przepisu szczególnego dla danego stanowiska. W pozostałych przypadkach żądanie dokumentu z Krajowego Rejestru Karnego narusza art. 10 RODO oraz ograniczenia wynikające z Kodeksu pracy.

Kodeks pracy pozwala żądać danych osobowych, danych kontaktowych, wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Dokumentów wykraczających poza ten katalog, w tym informacji o karalności, można żądać wyłącznie na podstawie odrębnych przepisów.

Gdy ustawa dla zajmowanego stanowiska wprost wymaga niekaralności, na przykład w edukacji, ochronie, detektywie czy w służbach. Wtedy pracodawca ma prawo sprawdzić dokument albo wystąpić o informację o osobie z Krajowego Rejestru Karnego, jeśli przepis mu to umożliwia.

Często tak, bo przepisy szczególne przewidują oświadczenie pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań. Tam, gdzie ustawa wymaga dokumentu z rejestru, oświadczenie nie zastąpi zaświadczenia.

Jeśli niekaralność jest wymogiem ustawowym, odmowa kandydata jest równoznaczna z brakiem spełnienia warunków zatrudnienia i pracodawca może zakończyć rekrutację. Gdy podstawy prawnej nie ma, odmowa jest w pełni uzasadniona i nie można z niej wyciągać negatywnych konsekwencji.

Pracodawca przetwarza wtedy dane o skazaniach bez tytułu prawnego, co narusza art. 10 RODO. Grozi za to nadzór i kary finansowe od UODO, a kandydat może dochodzić roszczeń związanych z naruszeniem ochrony danych.

Nie. Art. 10 RODO wyklucza zgodę jako podstawę przetwarzania danych o karalności. Dopuszcza je tylko wtedy, gdy wynika one z prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, które przewiduje odpowiednie środki ochronne.

Zapytanie o udzielenie informacji o osobie składa się na urzędowym formularzu do Biura Informacji i Statystyki Ministerstwa Sprawiedliwości, przez e-Platformę KRK z profilem zaufanym, w Punkcie Informacyjnym KRK albo listownie.

Krok po kroku

• 1Zweryfikuj podstawę prawnąSprawdź, czy przepis szczególny dla stanowiska wymaga niekaralności i w jakiej formie: zaświadczenia z KRK czy oświadczenia kandydata.10–20 minutbrak opłaty

• 2Wybierz kanał zapytaniaZdecyduj, czy zapytanie o udzielenie informacji o osobie złożysz przez e-Platformę KRK, w Punkcie Informacyjnym czy listownie.kilka minutbrak opłaty za samo złożenie

• 3Przygotuj dane osobyZbierz imię i nazwisko, PESEL, imię ojca oraz datę urodzenia osoby, której dotyczy zapytanie. Bez kompletu danej rejestr nie zidentyfikuje osoby.kilka minutbrak opłaty

• 4Uiszcz opłatę skarbowąOpłatę skarbową wnosisz zgodnie ze stawką określoną w przepisach o opłacie skarbowej; przy kanale elektronicznym płatność odbywa się online.kilka minutopłata skarbowa wg aktualnej stawki

• 5Odbierz informację i zarchiwizuj jąPo otrzymaniu odpowiedzi z rejestru przechowuj dokument tylko przez okres niezbędny do celu, dla którego go pozyskano, a potem usuń.zależnie od wybranego kanałubrak opłaty

Przydatne materiały

Powiązane strony

Trzy sposoby na zaświadczenie o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego: przez internet, w punkcie informacyjnym i listownie. Opłaty, formularze, czas oczekiwania.

Pokazujemy, jak wygląda zaświadczenie o niekaralności z KRK: jakie sekcje i pola zawiera, jak odróżnić je od informacji o osobie oraz jak je uzyskać online, w punkcie.

Czy do zaświadczenia o niekaralności z KRK potrzebny jest Profil Zaufany? Jak założyć konto w e-KRK, podpisać wniosek, ile zapłacić i ile czekać na dokument.

Źródła urzędowe

Przepisy sprawdzone ze źródłami urzędowymi.

Potrzebujesz pomocy z dokumentami?

Opisz sprawę — podpowiemy dokumenty, termin i cenę.

Zapytaj