e-KRK — zaświadczenie o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego online

Jak uzyskać zaświadczenie o niekaralności przez e-KRK: rejestracja, logowanie, podpis elektroniczny, opłata 20 zł lub 30 zł, plik XML i terminy.

Zaświadczenie o Niekaralności — firma prywatna, nie organ państwowy.

Nie jesteśmy powiązani z Biuro Informacyjne Krajowego Rejestru Karnego. Dokument urzędowy wydawany jest bezpłatnie (opłata skarbowa wg ustawy o KRK) bezpośrednio przez organ państwowy: www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-zaswiadczenie-z-krajowego-rejestru-karnego. Nasza usługa to płatne wsparcie (przygotowanie, apostille, tłumaczenie, dostawa), oddzielnie od opłaty urzędowej.

Zaświadczenie o Niekaralności — firma prywatna, nie jesteśmy urzędem państwowym. Nie wydajemy zaświadczeń KRK w imieniu organów — pomagamy w orientacji w procedurze. Usługa państwowa: gov.pl.

Zaświadczenie o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego można dziś uzyskać w całości przez internet, bez wizyty w sądzie i bez papierowego wniosku. Służy do tego serwis e-KRK, działający na e-Platformie Ministerstwa Sprawiedliwości pod adresem ekrk.ms.gov.pl. W tym tekście znajdziesz pełną instrukcję: kto może złożyć zapytanie, jakie dokumenty i podpisy są potrzebne, ile to kosztuje i jak wygląda odbiór gotowego zaświadczenia.

Kto może uzyskać informację z KRK

Informację z Krajowego Rejestru Karnego może uzyskać każda osoba pełnoletnia, zarówno ta, której zapytanie dotyczy, jak i inna osoba lub podmiot mający w tym interes prawny. W praktyce oznacza to trzy typowe grupy: sam zainteresowany, pracodawca sprawdzający kandydata (za jego zgodą i w przypadkach przewidzianych przepisami) oraz pełnomocnik działający w czyimś imieniu. Zapytanie może też dotyczyć podmiotu zbiorowego, czyli na przykład spółki.

Podstawą prawną działania rejestru jest ustawa z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym. To ona określa, kto i na jakich warunkach może otrzymać informację o osobie lub o podmiocie zbiorowym, a także zasady opłat. Organem prowadzącym rejestr jest Biuro Informacyjne Krajowego Rejestru Karnego, podległe Ministerstwu Sprawiedliwości.

Warto od razu rozróżnić dwa dokumenty, które ludzie często mylą. Informacja z KRK to odpowiedź na zapytanie o osobę lub podmiot zbiorowy, a zaświadczenie o niekaralności to dokument wydawany na wniosek osoby, która chce wykazać, że nie była skazana. Oba można uzyskać elektronicznie, a szczegóły dotyczące samego zaświadczenia opisujemy na stronie głównej serwisu: zaświadczenie o niekaralności.

Jak uzyskać zaświadczenie z KRK: trzy sposoby złożenia zapytania

Zapytanie do Krajowego Rejestru Karnego można złożyć na trzy sposoby, a wybór zależy od tego, jak szybko potrzebujesz dokumentu i jakim podpisem dysponujesz.

Pomożemy dobrać dokumenty i terminy

Rejestracja i logowanie w e-KRK

Zanim złożysz zapytanie, musisz mieć konto w serwisie. Rejestrację przeprowadzasz na stronie ekrk.ms.gov.pl, gdzie wybierasz opcję założenia konta i podajesz swój adres e-mail oraz dane identyfikacyjne. Potem wystarczy potwierdzić rejestrację. Do logowania używasz tych samych danych.

Samo konto nie wystarczy do złożenia zapytania. Formularz trzeba podpisać jednym z dostępnych podpisów elektronicznych. Możesz użyć profilu zaufanego albo kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Działa też podpis osobisty z e-dowodu. Jeśli nie masz żadnego z nich, załóż najpierw profil zaufany. Jest bezpłatny i najłatwiejszy do uzyskania.

Wymagane dokumenty do wniosku

Elektroniczny wniosek nie wymaga skanowania stosu papierów, ale trzeba przygotować kilka danych i dokumentów:

• dane osoby, której zapytanie dotyczy: imiona, nazwisko, PESEL lub data urodzenia, imię ojca, a w przypadku obcokrajowca dane z dokumentu tożsamości,

• własne dane kontaktowe i adres e-mail do powiadomień,

• profil zaufany, kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis osobisty do podpisania formularza,

• w przypadku podmiotu zbiorowego: nazwa, numer w KRS lub numer identyfikacyjny,

• dla wolontariusza kolonii lub zimowiska: dokument potwierdzający zatrudnienie lub zamiar zatrudnienia wolontariusza, składany razem z wnioskiem o zwolnienie z opłaty.

Formularz, który wypełniasz w serwisie, nazywa się «Zapytanie o udzielenie informacji o osobie». Dla firm i organizacji służy osobny formularz «Zapytanie o udzielenie informacji o podmiocie zbiorowym». Wybór właściwego formularza ma znaczenie, bo od niego zależy wysokość opłaty.

Pomożemy dobrać dokumenty i terminy

Opłaty za zaświadczenie z KRK

Zapytanie o informację o osobie kosztuje 20 zł, a o podmiot zbiorowy 30 zł. Są to opłaty ustawowe przewidziane w ustawie o Krajowym Rejestrze Karnym. Ich wysokość pozostaje taka sama niezależnie od tego, czy wniosek składasz elektronicznie, czy w punkcie informacyjnym.

Bez jej uiszczenia organ wezwie do dopłaty, co wydłuża całą procedurę, więc lepiej uregulować ją od razu.

Jak opłacić zapytanie przez e-KRK

Opłatę uiszczasz bezpośrednio w serwisie, przez kanały płatności dostępne na e-Platformie Ministerstwa Sprawiedliwości. Zapytanie uznaje się za złożone prawidłowo dopiero po zaksięgowaniu opłaty. Dopiero wtedy trafia ono do rozpatrzenia w Biurze Informacyjnym Krajowego Rejestru Karnego. Gdy płatność nie dojdzie lub będzie nieprawidłowa, wniosek zawiśnie, więc po wpłacie sprawdź status zapytania na swoim koncie.

Zwolnienie z opłaty dla wolontariusza

Osoba, która chce zostać wolontariuszem na kolonii, zimowisku lub podobnej imprezie, składa zapytanie na specjalnym druku i nie płaci za nie. Imprezy takie organizują gmina, powiat, wojewoda albo podmiot działający na ich zlecenie. Wolne od opłaty jest też zapytanie dotyczące zatrudnienia lub zamiaru zatrudnienia wolontariusza na takiej imprezie, o czym świadczy dołączony dokument. To jedyna powszechnie stosowana sytuacja, w której osoba prywatna otrzymuje informację z KRK bezpłatnie.

Terminy uzyskania informacji

Termin rozpatrzenia zapytania określa ustawa z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym. Dokładny czas oczekiwania zależy od obciążenia Biura Informacyjnego Krajowego Rejestru Karnego, więc serwis nie podaje sztywnej liczby dni. Zapytanie elektroniczne zwykle jest realizowane szybciej niż wniosek wysłany pocztą. Ostateczny termin wynika jednak z przepisów, a nie z serwisu.

Na czas oczekiwania wpływa kilka czynników. Przede wszystkim liczy się poprawność danych w formularzu oraz terminowa opłata, a także to, czy urząd nie wezwie do uzupełnień. Jeśli wszystko jest kompletne od początku, procedura przebiega najsprawniej.

Pomożemy dobrać dokumenty i terminy

Zaświadczenie elektroniczne: plik XML bez pieczątki

To pytanie zadaje sobie prawie każdy, kto pierwszy raz korzysta z e-KRK. Czy dokument bez pieczątki jest w ogóle «prawdziwy»? Jest. Zaświadczenie uzyskane elektronicznie ma postać pliku XML pobranego z konta w serwisie. To pełnoprawny dokument elektroniczny, a jego autentyczność można zweryfikować w serwisie Krajowego Rejestru Karnego.

W praktyce oznacza to, że nie musisz nic drukować ani prosić kogokolwiek o pieczątkę. Pracodawca lub inny podmiot, który ma otrzymać dokument, może samodzielnie sprawdzić plik w weryfikatorze KRK i potwierdzić, że pochodzi on bezpośrednio z rejestru. Jeśli odbiorca wymaga wersji papierowej, plik można wydrukować. Wydruk jest jednak tylko nośnikiem, a źródłem prawdziwości pozostaje elektroniczna treść dokumentu.

Ile działa zaświadczenie o niekaralności?

Ustawa nie określa terminu ważności zaświadczenia, ponieważ dokument odzwierciedla stan rejestru na moment jego wydania. W praktyce jednak pracodawcy, uczelnie czy organizatorzy wolontariatu zwykle oczekują dokumentu wydanego niedługo przed zatrudnieniem lub rozpoczęciem działalności. Jeśli odbiorca nie podał konkretnego terminu, najlepiej uzyskać zaświadczenie tuż przed jego przedstawieniem.

Zapytanie do rejestru karnego państwa UE

Jeśli potrzebujesz informacji o osobie, która mieszkała w innym państwie Unii Europejskiej, polski Krajowy Rejestr Karny może przekazać zapytanie do rejestru karnego tego państwa. Taka informacja jest przydatna na przykład przy zatrudnianiu cudzoziemca, który wcześniej mieszkał za granicą.

Warto pamiętać, że zaświadczenie z rejestru innego państwa UE uzyskuje się według zasad tego państwa, a polski rejestr podaje wyłącznie informacje objęte polską ewidencją.

Pomożemy dobrać dokumenty i terminy

Kompetencje Biura Informacyjnego KRK

Biuro Informacyjne Krajowego Rejestru Karnego działa przy Ministerstwie Sprawiedliwości. Prowadzi rejestr, rozpatruje zapytania i wydaje informacje o osobach oraz podmiotach zbiorowych. Jego pracownicy obsługują także punkty informacyjne przy sądach, serwis e-KRK i weryfikator dokumentów elektronicznych. Gdy pojawiają się wątpliwości co do treści odpowiedzi albo statusu zapytania, kontaktować należy się właśnie z tym Biurem, bo to ono pozostaje właściwym organem w takich sprawach.

Scenariusz: zaświadczenie dla obcokrajowca bez polskiego profilu zaufany

Sytuacja: obywatelka innego państwa UE, mieszkająca w Polsce, potrzebuje zaświadczenia o niekaralności do nowej pracy, ale nie ma profilu zaufanego ani e-dowodu.

Kroki: najpierw sprawdza, czy ma kwalifikowany podpis elektroniczny wydany w jej kraju. Jeśli tak, zakłada konto w e-KRK, składa «Zapytanie o udzielenie informacji o osobie» podpisane tym podpisem, a następnie opłaca 20 zł w serwisie. Jeśli podpisu nie ma, sprawa jest trudniejsza, bo trzeba wyznaczyć pełnomocnika, na przykład osobę zaufaną mieszkającą w Polsce. Wtedy sporządza pełnomocnictwo i uiszcza opłatę skarbową 17 zł, a pełnomocnik składa zapytanie w Punkcie Informacyjnym KRK przy sądzie i wnosi 20 zł.

Rezultat: w obu wariantach dokument powstaje według tych samych zasad. Wariant elektroniczny daje na koncie plik XML, natomiast wariant stacjonarny to wydruk z pieczątką. Różnica dotyczy wyłącznie podpisu i formy odbioru. Treść zaświadczenia pozostaje identyczna.

Najczęstsze błędy przy składaniu zapytania

Większość opóźnień wynika z prostych potknięć, które łatwo uniknąć. Oto lista najczęstszych:

• próba podpisania wniosku bez żadnego z trzech akceptowanych podpisów,

• pomyłka w kwocie: 20 zł dla osoby, 30 zł dla podmiotu zbiorowego,

• wybranie formularza dla podmiotu zbiorowego zamiast dla osoby (lub odwrotnie),

• błędne imiona, data urodzenia lub PESEL osoby, której zapytanie dotyczy,

• oczekiwanie na papierowy dokument z pieczątką, choć plik XML z e-KRK jest pełnoprawny.

Checklist przed wysłaniem zapytania

• Sprawdź, czy masz profil zaufany, kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis osobisty; jeśli nie, załóż profil zaufany (bezpłatnie, od kilku minut do kilku dni).

• Wypełnij formularz «Zapytanie o udzielenie informacji o osobie» z pełnymi danymi osoby i podpisz go wybranym podpisem (10–20 minut, 20 zł).

• Opłać zapytanie kanałem płatności w serwisie i sprawdź, czy status zmienił się na opłacone (kilka minut).

Jeśli zamiast informacji z rejestru potrzebujesz dokumentu o konkretnej treści dla pracodawcy, zajrzyj na stronę główną serwisu, gdzie opisujemy pełną procedurę: zaświadczenie o niekaralności.

Informacje na tej stronie mają charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowią porady prawnej. Zaświadczenia o niekaralności wydaje wyłącznie Krajowy Rejestr Karny (KRK); ta strona nie jest powiązana z żadną instytucją państwową. Przed podjęciem decyzji zalecamy konsultację z wykwalifikowanym specjalistą.

Najczęstsze pytania

To dokument z Krajowego Rejestru Karnego potwierdzający, że dana osoba nie była skazana. Pracodawcy wymagają go najczęściej przy zatrudnieniu w edukacji, ochronie, finansach czy opiece, a także organizatorzy wolontariatu dla dzieci.

Załóż konto w serwisie e-KRK na ekrk.ms.gov.pl, zaloguj się, wypełnij formularz «Zapytanie o udzielenie informacji o osobie», podpisz go profilem zaufanym, kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem osobistym i opłać zapytanie. Gotowy dokument pobierzesz z konta jako plik XML.

Na stronie ekrk.ms.gov.pl wybierz rejestrację, podaj adres e-mail i wymagane dane, a następnie potwierdź założenie konta. Do złożenia samego zapytania potrzebny będzie dodatkowo profil zaufany albo kwalifikowany podpis elektroniczny.

Wystarczy jeden z trzech podpisów: profil zaufany, kwalifikowany podpis elektroniczny wydany przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania albo podpis osobisty z e-dowodu. Obcokrajowiec bez polskiego profilu zaufanego może skorzystać z kwalifikowanego podpisu lub podpisu osobistego.

Zapytanie o informację o osobie kosztuje 20 zł, a zapytanie o informację o podmiocie zbiorowym 30 zł.

Płatność wykonujesz bezpośrednio w serwisie e-KRK, korzystając z kanałów płatności udostępnionych na e-Platformie Ministerstwa Sprawiedliwości. Zapytanie jest rozpatrywane dopiero po zaksięgowaniu opłaty.

Ustawowy termin rozpatrzenia zapytania określa ustawa z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym. W praktyce dokument elektroniczny trafia na konto w e-KRK zwykle szybciej niż wniosek złożony tradycyjnie, ale dokładny czas zależy od obciążenia Biura Informacyjnego Krajowego Rejestru Karnego.

Tak. Osoba, która ma być wolontariuszem na kolonii, zimowisku lub podobnej imprezie dla dzieci lub młodzieży, składa zapytanie na druku przeznaczonym dla wolontariuszy i jest zwolniona z opłaty. Do wniosku dołącza się dokument potwierdzający zatrudnienie lub zamiar zatrudnienia wolontariusza.

Krok po kroku

• 1Sprawdź, czy masz podpis elektronicznyProfil zaufany, kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis osobisty z e-dowodu.

• 4Opłać zapytanie w serwisiePłatność przez kanały udostępnione na e-Platformie Ministerstwa Sprawiedliwości; zapytanie idzie dalej po zaksięgowaniu wpłaty.kilka minutw cenie zapytania

Częste błędy prowadzące do odmowy

• ⚠Próba złożenia wniosku bez żadnego podpisu elektronicznego: profil zaufany, kwalifikowany podpis elektroniczny i podpis osobisty to jedyne akceptowane sposoby uwierzytelnienia w e-KRK.

• ⚠Niedopłata lub pomyłka w opłacie: zapytanie o osobę kosztuje 20 zł, o podmiot zbiorowy 30 zł, a zapytanie zostaje rozpatrzone dopiero po zaksięgowaniu prawidłowej kwoty.

• ⚠Wybór niewłaściwego formularza: dla osoby fizycznej służy «Zapytanie o udzielenie informacji o osobie», a dla firmy «Zapytanie o udzielenie informacji o podmiocie zbiorowym».

• ⚠Błędne dane osoby, której dotyczy zapytanie, zwłaszcza imiona i data urodzenia, przez co odpowiedź z rejestru nie znajduje właściwej osoby.

• ⚠Oczekiwanie na papierowy dokument z pieczątką: zaświadczenie z e-KRK przychodzi jako plik XML i nie wymaga wydruku, aby było ważne.

Sprawdzamy dokumenty przed złożeniem, aby wychwycić te błędy wcześniej.

Jak przebiega proces

• 1Przygotuj sposób podpisania wnioskuDo złożenia zapytania przez e-KRK potrzebujesz profilu zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo podpisu osobistego (e-dowód). Bez jednego z nich wniosek elektroniczny nie zostanie przyjęty.

• 2Zarejestruj konto na ekrk.ms.gov.plZałóż konto w serwisie e-KRK na e-Platformie Ministerstwa Sprawiedliwości, podając adres e-mail i dane identyfikacyjne, a następnie potwierdź rejestrację.

• 3Zaloguj się i wypełnij formularzPo zalogowaniu wybierz formularz «Zapytanie o udzielenie informacji o osobie» (lub «Zapytanie o udzielenie informacji o podmiocie zbiorowym») i uzupełnij dane dotyczące osoby, której dotyczy zapytanie.

• 4Podpisz i opłać zapytaniePodpisz wniosek wybranym podpisem elektronicznym, a następnie opłać zapytanie przez kanały płatności udostępnione w serwisie. Zapytanie zostanie przekazane do Biura Informacyjnego Krajowego Rejestru Karnego po zaksięgowaniu opłaty.

• 5Odbierz plik XMLGotowe zaświadczenie o niekaralności trafia do Twojego konta w e-KRK w postaci pliku XML, który możesz pobrać, zweryfikować i przekazać dalej w formie elektronicznej.

Przydatne materiały

Powiązane strony

Pokazujemy, jak wygląda zaświadczenie o niekaralności z KRK: jakie sekcje i pola zawiera, jak odróżnić je od informacji o osobie oraz jak je uzyskać online, w punkcie.

Czy do zaświadczenia o niekaralności z KRK potrzebny jest Profil Zaufany? Jak założyć konto w e-KRK, podpisać wniosek, ile zapłacić i ile czekać na dokument.

Punkt Informacyjny KRK: gdzie złożyć zapytanie o osobę lub podmiot zbiorowy, opłaty 20 zł i 30 zł, znaki opłaty sądowej, godziny przyjęć i e-KRK.

Źródła urzędowe

Przepisy sprawdzone ze źródłami urzędowymi.

Potrzebujesz pomocy z dokumentami?

Opisz sprawę — podpowiemy dokumenty, termin i cenę.

Zapytaj