Co jeśli zaświadczenie o niekaralności zostało zgubione?

Zgubiłeś zaświadczenie o niekaralności? Wyjaśniamy, czy istnieje duplikat, jak złożyć nowe zapytanie do Krajowego Rejestru Karnego i ile to potrwa.

Zaświadczenie o Niekaralności — firma prywatna, nie organ państwowy.

Nie jesteśmy powiązani z Biuro Informacyjne Krajowego Rejestru Karnego. Dokument urzędowy wydawany jest bezpłatnie (opłata skarbowa wg ustawy o KRK) bezpośrednio przez organ państwowy: www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-zaswiadczenie-z-krajowego-rejestru-karnego. Nasza usługa to płatne wsparcie (przygotowanie, apostille, tłumaczenie, dostawa), oddzielnie od opłaty urzędowej.

Opublikowano 18 września 2026 11 min czytania

Zgubione zaświadczenie o niekaralności to częsty problem, zwłaszcza gdy dokument jest potrzebny „na wczoraj” do pracy albo na uczelnię. Zanim przejdziemy do konkretów, jedno uprzedzenie: to niezależny serwis informacyjny, a nie organ państwowy. Nie działamy w strukturze Krajowego Rejestru Karnego, nie wydajemy dokumentów w imieniu państwa i nie zastępujemy urzędu. Wyjaśniamy jedynie, jak samodzielnie załatwić sprawę.

Dobra wiadomość jest taka, że nowy dokument można uzyskać stosunkowo prosto. Zła: nie istnieje coś takiego jak duplikat wcześniej wydanego zaświadczenia. Trzeba złożyć nowe zapytanie i ponownie uiścić opłatę. Ten poradnik tłumaczy, dlaczego tak jest, jakie masz drogi uzyskania dokumentu i na co uważać, gdy termin u pracodawcy goni.

Czy istnieje duplikat zgubionego zaświadczenia?

Krótko: nie. Biuro Informacyjne Krajowego Rejestru Karnego nie wydaje kopii ani duplikatów dokumentów wydanych wcześniej. Zaświadczenie - to wyciąg z rejestru, który odzwierciedla stan danych na konkretny dzień. Rejestr się zmienia, więc „stara” treść nie zawsze odpowiadałaby aktualnej sytuacji osoby. Z tego względu jedyną drogą jest złożenie nowego zapytania i opłacenie go od nowa.

W praktyce oznacza to, że zguba kosztuje tyle samo, co pierwszy wniosek. Opłata skarbowa pobierana jest za każde wydane zaświadczenie, niezależnie od tego, co stało się z poprzednim egzemplarzem. Dlatego zanim zaczniesz składać nowy wniosek, poszukaj dokładnie po szufladach i teczce z dokumentami. Jeśli masz choć cień nadziei, że zaświadczenie gdzieś leży, kilka minut szukania może zaoszczędzić Ci drugiej opłaty.

Czy zgubione zaświadczenie wciąż „obowiązuje”?

Przepisy nie określają terminu ważności zaświadczenia o niekaralności. Formalnie dokument wydany rok temu nadal jest prawdziwym wyciągiem z rejestru, tyle że sprzed roku. Problem w tym, że odbiorca, czyli pracodawca, uczelnia czy organizacja przyjmująca wolontariuszy, sam decyduje, jak „świeży” dokument akceptuje. Wiele instytucji wymaga zaświadczenia wydanego na przykład nie wcześniej niż trzy miesiące przed złożeniem dokumentacji.

Co ze skanem albo fotografią zgubionego oryginału? To również kwestia dobrej woli odbiorcy. Część pracodawców zaakceptuje czytelny skan na etapie wstępnej rekrutacji, ale przy podpisaniu umowy najczęściej żąda oryginału. Najbezpieczniej zadzwonić do osoby prowadzącej rekrutację i zapytać wprost, czy kopia wystarczy do danego etapu. Jeśli nie, pozostaje nowy wniosek.

Potrzebujesz konsultacji w sprawie dokumentów?

Jak uzyskać nowe zaświadczenie o niekaralności

Podstawą prawną jest ustawa o Krajowym Rejestrze Karnym. To ona określa, kto i w jakim trybie może uzyskać informację z rejestru. Wniosek do rejestru nosi nazwę Zapytanie o udzielenie informacji o osobie. Firmy i organizacje składają analogiczne Zapytanie o udzielenie informacji o podmiocie zbiorowym, ale w sprawie własnej.

Masz do wyboru kilka kanałów:

• wniosek przez internet w systemie e-KRK, z podpisem profilem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym,

• złożenie zapytania osobiście w Punkcie Informacyjnym Krajowego Rejestru Karnego,

• wysyłka wniosku listownie przez Pocztę Polską,

• w sprawach dotyczących dokumentów do użytku za granicą, pomocne informacje znajdziesz także w Ministerstwie Spraw Zagranicznych.

Każda z tych dróg kończy się tym samym dokumentem. Różni je czas oczekiwania i wygoda, o czym niżej.

Złożenie wniosku przez internet

Dla większości osób to najszybsza opcja. W systemie e-KRK wypełniasz formularz, podpisujesz go profilem zaufanym albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym, płacisz online i pobierasz gotowe zaświadczenie w formie elektronicznej. Całość można załatwić z domu, bez wizyty w urzędzie i bez czekania na listonosza.

Zgubiony dokument nie blokuje tej ścieżki w żaden sposób. Nie musisz zgłaszać utraty poprzedniego zaświadczenia ani tłumaczyć, co się z nim stało. Składasz po prostu nowe zapytanie, jak za pierwszym razem. Jeśli nie masz profilu zaufanego, założenie go zajmuje chwilę i również odbywa się przez internet.

Potrzebujesz konsultacji w sprawie dokumentów?

Złożenie wniosku w Punkcie Informacyjnym

Jeśli wolisz załatwić sprawę osobiście, udaj się do Punktu Informacyjnego Krajowego Rejestru Karnego. Punkty działają w większych miastach, a ich lista jest dostępna w serwisie Ministerstwa Sprawiedliwości. Pracownik punktu pomoże wypełnić formularz, przyjmie opłatę i wyda dokument na miejscu lub wskaże termin odbioru. Godziny otwarcia poszczególnych punktów najlepiej sprawdzić przed wizytą, bo bywają różne w zależności od lokalizacji.

Trzecia droga to tradycyjna wysyłka. Formularz zapytania wraz z potwierdzeniem opłaty wysyłasz listem, a gotowe zaświadczenie wraca pocztą na wskazany adres. Ten sposób ma sens, gdy nie korzystasz z internetu albo gdy dokument ma trafić prosto do instytucji. Pamiętaj jednak, że dochodzi czas doręczenia w obie strony, więc przy goniącym terminie to najmniej przewidywalna opcja.

Kto może uzyskać zaświadczenie i czy można działać przez pełnomocnika

Informację o sobie może uzyskać każda osoba fizyczna. Nie musisz podawać powodu, dla którego dokument jest Ci potrzebny. W imieniu osoby zainteresowanej może też wystąpić pełnomocnik, co bywa ratunkiem, gdy sam przebywasz daleko albo nie masz jak podpisać wniosku elektronicznie.

Pełnomocnictwo powinno zawierać kilka elementów:

• dane osoby udzielającej pełnomocnictwa i dane pełnomocnika,

• zakres umocowania, czyli zgodę na złożenie zapytania i odbiór zaświadczenia,

• własnoręczny podpis i datę.

Pełnomocnik składa wniosek wraz z oryginałem lub odpisem upoważnienia i opłaca przewidzianą opłatę. Warto dopisać w treści, że pełnomocnictwo dotyczy konkretnej sprawy, czyli uzyskania zaświadczenia o niekaralności. Takie sformułowanie usuwa wątpliwości przy przyjmowaniu wniosku.

Potrzebujesz konsultacji w sprawie dokumentów?

Opłata skarbowa i znak opłaty sądowej

Za wydanie zaświadczenia pobierana jest opłata skarbowa. Jej wysokość wynika z przepisów o opłacie skarbowej, a aktualną stawkę najłatwiej sprawdzić w serwisie Ministerstwa Sprawiedliwości albo na gov.pl, bo przepisy bywają nowelizowane. Przy wniosku internetowym płatność odbywa się online, jeszcze przed pobraniem dokumentu.

Przy ścieżce papierowej masz zwykle dwie możliwości: przelew na właściwy rachunek albo opłacenie wniosku znakiem opłaty sądowej naklejanym na formularz. Znak kupisz w większych urzędach i na poczcie. Uwaga na jeden szczegół: brak opłaty lub opłata w złej wysokości to najczęstszy powód, dla którego wniosek „utknął”. Urząd wezwie do uzupełnienia braku, a to dodatkowe dni oczekiwania.

Czas oczekiwania na nowy dokument

Termin zależy przede wszystkim od wybranej drogi i od kolejności spraw w organie. Wniosek złożony przez system e-KRK zwykle kończy się dokumentem do pobrania w krótkim czasie po zaksięgowaniu płatności, bo całość obsługuje automat. Dlatego przy zgubionym zaświadczeniu i bliskim terminie rekrutacji to droga pierwszego wyboru.

Wniosek złożony w punkcie informacyjnym bywa realizowany od ręki, ale wszystko zależy od obłożenia danego punktu. Wysyłka pocztą jest najwolniejsza, bo do czasu sporządzenia dokumentu dochodzi doręczenie w obie strony. Jeśli masz tygodniowy zapas, każda opcja się zmieści. Jeśli zostały dwa dni, wybierz internet i sprawdź wcześniej, czy Twój odbiorca zaakceptuje zaświadczenie w formie elektronicznej.

Potrzebujesz konsultacji w sprawie dokumentów?

Zaświadczenie o niekaralności przy rekrutacji

Pracodawcy sięgają po ten dokument wtedy, gdy stanowisko wiąże się z zaufaniem publicznym albo z dostępem do pieniędzy, danych wrażliwych czy pracy z dziećmi. Podobnie uczelnie przy niektórych kierunkach i organizacje przyjmujące wolontariuszy. W takich sytuacjach brak zaświadczenia potrafi zatrzymać cały proces, nawet jeśli reszta dokumentacji jest kompletna.

Zguba dokumentu nie jest powodem do paniki, ale wymaga szybkiej reakcji. Dwie rzeczy, które warto zrobić od razu:

• zapytaj rekrutera, czy na danym etapie wystarczy skan wcześniej wydanego zaświadczenia,

• równolegle złóż nowy wniosek przez e-KRK, żeby mieć świeży dokument niezależnie od odpowiedzi.

Taki podwójny ruch kosztuje jedną opłatę i kilka minut. A jeśli okaże się, że kopia nie wystarczy, świeże zaświadczenie będzie już w drodze.

Odmowa wydania zaświadczenia

Organ może pozostawić wniosek bez rozpoznania, gdy jest wadliwy. Najczęściej chodzi o brak opłaty, nieczytelne lub niekompletne dane osoby, której dotyczy zapytanie, albo o brak dokumentu potwierdzającego umocowanie, gdy wniosek składa pełnomocnik. W takiej sytuacji urząd zwykle wzywa do uzupełnienia braków w wyznaczonym terminie.

Jeśli braki nie zostaną uzupełnione, wniosek wraca bez wydania zaświadczenia, a opłata bywa zwracana w trybie przewidzianym przepisami. Dlatego przed wysłaniem formularza sprawdź trzy rzeczy: poprawność danych osobowych, kompletność pełnomocnictwa i potwierdzenie zapłaty. To kilka minut, które oszczędzają tygodnie.

Zaświadczenie z innego państwa UE

Zgubione polskie zaświadczenie to jedno. Inna sprawa, gdy potrzebujesz dokumentu z rejestru karnego innego państwa członkowskiego, na przykład dlatego, że mieszkałeś lub pracowałeś za granicą. Takiej informacji nie uzyskasz z Krajowego Rejestru Karnego. Wniosek trzeba skierować do rejestru karnego właściwego dla tego państwa albo do jego przedstawicielstwa, a zasady i opłaty określa każde państwo osobno.

Odwrotna sytuacja też się zdarza: polskie zaświadczenie składane zagranicznej uczelni czy pracodawcy często wymaga tłumaczenia przysięgłego, a czasem dodatkowego uwierzytelnienia. W kwestiach legalizacji i klauzuli apostille pomocne informacje publikuje Ministerstwo Spraw Zagranicznych. Zaplanuj to z wyprzedzeniem, bo tłumaczenie i formalności dodają czasu, którego przy zgubionym dokumencie zwykle brakuje.

Dane gromadzone w Krajowym Rejestrze Karnym

Rejestr zbiera dane o osobach, wobec których zapadły prawomocne wyroki skazujące, a także informacje o warunkowym umorzeniu postępowania i o zatarciu skazania. To ważne, bo wiele osób mylnie sądzi, że każda „sprawa w sądzie” oznacza wpis. Warunkowe umorzenie oznacza, że osoba formalnie nie została skazana, więc w zaświadczeniu nie figuruje jako skazana.

Zatarcie skazania działa jak kurtyna: po jego dokonaniu informacji o skazaniu nie ujawnia się w zaświadczeniu wydanym osobie, której dotyczy. W praktyce oznacza to, że dawne przewinienie po zatarciu nie pojawi się w dokumencie, który złożysz u pracodawcy. Jeśli nie masz pewności, co widnieje w rejestrze na Twój temat, nowe zapytanie po zgubie starego dokumentu jest i tak dobrym momentem, żeby się tego dowiedzieć.

Zwolnienia z opłaty dla wolontariuszy

Nie każdy wniosek kosztuje tyle samo. Przepisy o opłacie skarbowej przewidują przypadki zwolnień, i dotyczą one między innymi niektórych sytuacji związanych z wolontariatem oraz sprawami wykonywanymi na rzecz określonych podmiotów. Szczegóły zależą od konkretnej podstawy prawnej, więc zanim zapłacisz, sprawdź, czy Twoja sytuacja mieści się w którymś ze zwolnień.

W praktyce zwolnienie najczęściej trzeba wykazać we wniosku, na przykład przez wskazanie organizacji i celu, dla którego dokument jest potrzebny. Jeśli korzystasz ze zwolnienia, a urząd go nie zaakceptuje, sprawa wróci z wezwaniem do zapłaty. Lepiej dopytać wcześniej w punkcie informacyjnym niż odkryć problem po dwóch tygodniach oczekiwania.

Porównanie sposobów uzyskania nowego zaświadczenia

Poniżej zestawienie wszystkich dróg w jednym miejscu. Wybór zależy od tego, ile masz czasu i w jakiej formie dokumentu potrzebuje Twój odbiorca.

Scenariusz: zgubiłem zaświadczenie, a rekrutacja za tydzień

Sytuacja: kandydat do pracy w firmie finansowej zgubił zaświadczenie wydane pół roku temu. Rekruter prosi o dokument przed podpisaniem umowy, zostało siedem dni.

Kroki, które podjął: najpierw zapytał mailowo, czy skan starego dokumentu wystarczy na etapie rozmowy. Równolegle złożył nowe Zapytanie o udzielenie informacji o osobie przez system e-KRK, podpisując wniosek profilem zaufanym i opłacając go online. Po zaksięgowaniu płatności pobrał elektroniczne zaświadczenie i przesłał je rekruterowi.

Rezultat: dokument trafił do pracodawcy z wyprzedzeniem, a kandydat nie stracił dnia. Koszt to jedna opłata skarbowa, bo duplikat starego zaświadczenia, jak pamiętamy, nie istnieje. Cała sprawa zamknęła się bez wizyty w urzędzie i bez korespondencji listownej.

Zanim złożysz nowy wniosek

Zguba zaświadczenia to irytacja, nie katastrofa. Kolejność działań jest prosta: sprawdź, czy odbiorca zaakceptuje kopię, a jeśli nie, złóż nowe zapytanie najszybszą dostępną drogą. Przy napiętych terminach prawie zawsze wygrywa wniosek elektroniczny.

Więcej praktycznych poradników o dokumentach z rejestru karnego znajdziesz w naszych artykułach, a podstawowe informacje o serwisie na stronie głównej. Jeśli temat Cię zainteresował, w sekcji blogowej opisujemy też pokrewne sprawy, na przykład pełnomocnictwa i tłumaczenia dokumentów.

Zobacz także

• Co jeśli urząd odmówił przyjęcia zaświadczenia

• Apostille na zaświadczeniu o niekaralności, co oznacza, kiedy jest potrzebne i jak je uzyskać

• Rozbieżność nazwiska w zaświadczeniu i dokumencie: co dalej?

• Czy dziecko potrzebuje zaświadczenia o niekaralności

• Czy można użyć starego zaświadczenia o niekaralności?

• Czy można złożyć wniosek o niekaralność przez pełnomocnika?

Informacje na tej stronie mają charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowią porady prawnej. Zaświadczenia o niekaralności wydaje wyłącznie Krajowy Rejestr Karny (KRK); ta strona nie jest powiązana z żadną instytucją państwową. Przed podjęciem decyzji zalecamy konsultację z wykwalifikowanym specjalistą.

Najczęstsze pytania

Za wydanie zaświadczenia pobierana jest opłata skarbowa, której stawka wynika z przepisów o opłacie skarbowej. Przy wniosku składanym przez internet płatność realizowana jest online, a przy wniosku papierowym można zapłacić przelewem lub znakiem opłaty sądowej. Aktualną wysokość opłaty sprawdzisz w serwisie Ministerstwa Sprawiedliwości.

Składasz Zapytanie o udzielenie informacji o osobie, opłacasz opłatę skarbową i wybierasz sposób odbioru dokumentu. Wniosek można złożyć przez system e-KRK, w Punkcie Informacyjnym Krajowego Rejestru Karnego albo listownie.

Tak. W systemie e-KRK wniosek podpiszesz profilem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a gotowe zaświadczenie pobierzesz w formie elektronicznej po zaksięgowaniu płatności.

Możesz złożyć wniosek przez system e-KRK, jeśli masz profil zaufany, albo wysłać zapytanie listownie. Dokument otrzymasz na wskazany adres zagraniczny. Przydatne bywa też upoważnienie osoby przebywającej w Polsce do złożenia wniosku w Twoim imieniu.

Tak, możesz udzielić pełnomocnictwa. Pełnomocnik składa wniosek wraz z dokumentem potwierdzającym upoważnienie i opłaca przewidzianą przepisami opłatę.

Imię i nazwisko oraz dane osoby udzielającej pełnomocnictwa, dane pełnomocnika, zakres udzielonego umocowania, czyli zgodę na złożenie zapytania i odbiór zaświadczenia, a także własnoręczny podpis i datę.

Najczęściej przy rekrutacji na stanowiska wymagające szczególnego zaufania, w sektorze finansowym, oświatowym, przy wolontariacie oraz w wielu sprawach urzędowych i sądowych. Dokument potwierdza, że dana osoba nie figuruje w rejestrze jako skazana.

Informację o sobie może uzyskać każda osoba fizyczna, a także podmiot zbiorowy w odniesieniu do siebie samego. W imieniu osoby zainteresowanej może działać również pełnomocnik z odpowiednim upoważnieniem.

Przydatne materiały

Jak uzyskać zaświadczenie o niekaralności przez e-KRK: rejestracja, logowanie, podpis elektroniczny, opłata 20 zł lub 30 zł, plik XML i terminy.

Sprawdź, ile czeka się na zaświadczenie o niekaralności online, w punkcie informacyjnym KRK i pocztą. Realne terminy, koszty i to, co może je wydłużyć.

Sprawdź, ile się czeka na zaświadczenie o niekaralności online, listownie i w punkcie KRK. Realne terminy, opłaty 20 zł i 30 zł oraz sposoby na przyspieszenie.

Potrzebujesz pomocy z dokumentami?

Opisz sprawę — podpowiemy dokumenty, termin i cenę.

Zapytaj