Upoważnienie do odbioru zaświadczenia o niekaralności — wzór PDF

Zaświadczenie o Niekaralności — firma prywatna, nie organ państwowy.

Nie jesteśmy powiązani z Biuro Informacyjne Krajowego Rejestru Karnego. Dokument urzędowy wydawany jest bezpłatnie (opłata skarbowa wg ustawy o KRK) bezpośrednio przez organ państwowy: www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-zaswiadczenie-z-krajowego-rejestru-karnego. Nasza usługa to płatne wsparcie (przygotowanie, apostille, tłumaczenie, dostawa), oddzielnie od opłaty urzędowej.

Opublikowano 16 września 2026 5 min czytania

Zaświadczenie o Niekaralności — firma prywatna, nie jesteśmy urzędem państwowym. Nie wydajemy zaświadczeń KRK w imieniu organów — pomagamy w orientacji w procedurze. Usługa państwowa: gov.pl.

Upoważnienie do odbioru zaświadczenia to krótki pisemny dokument. Pozwala innej osobie złożyć wniosek albo odebrać zaświadczenie o niekaralności w Twoim imieniu. Urząd wyda dokument wyłącznie temu, kto okaza takie upoważnienie i własny dowód osobisty. Gdy sami nie możemy przyjść do urzędu, to najprostsze wyjście z sytuacji.

Kiedy potrzebne jest upoważnienie

Upoważnienie przydaje się w każdej sytuacji, w której osobista obecność jest niemożliwa lub nieopłacalna. Typowe przykłady:

• mieszkasz za granicą, a wniosek trzeba złożyć lub dokument odebrać w Polsce,

• jesteś w szpitalu albo masz ograniczoną mobilność,

• sprawa jest pilna, a najbliższa placówka rejestrowa jest daleko,

• firma zbiera dokumenty dla kilku pracowników i wysyła jedną osobę.

Bez pisemnego upoważnienia pracownik urzędu odmówi wydania zaświadczenia innej osobie, nawet jeśli to członek rodziny. Zasada jest prosta: dokument odbiera ten, kto jest w nim wskazany.

Czym różni się upoważnienie od pełnomocnictwa

W codziennej mowie oba słowa brzmią tak samo. W prawie jednak mają różną wagę. Pełnomocnictwo reguluje art. 95 Kodeksu cywilnego, który określa je jako oświadczenie woli złożone innemu niż pełnomocnik, że czynność dokonana przez pełnomocnika w granicach umocowania wywołuje skutki bezpośrednio w osobie mocodawcy. Upoważnienie do odbioru dokumentu to jednorazowa odmiana takiego umocowania.

Do odbioru zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego w większości przypadków wystarczy zwykłe upoważnienie. Pełnomocnictwo ogólne potrzebujesz dopiero wtedy, gdy jedna osoba ma reprezentować Cię w wielu różnych sprawach urzędowych.

Potrzebujesz konsultacji w sprawie dokumentów?

Co powinno zawierać prawidłowe upoważnienie

Dokument musi odpowiadać na trzy pytania: kto, kogo i do czego upoważnia. Brak któregokolwiek elementu to najczęstszy powód problemów w okienku.

Dane osoby upoważniającej, czyli Twoje: imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer PESEL, seria i numer dowodu osobistego. Te dane muszą być zgodne z danymi we wniosku o zaświadczenie.

Dane osoby upoważnionej: imię i nazwisko, adres, numer PESEL oraz dokument tożsamości, którym pełnomocnik się legitymuje. Numer PESEL jest tu krytyczny, bo urzędy identyfikują osoby właśnie po nim.

Cel wydania upoważnienia opisz konkretnie. Na przykład: «upoważniam do złożenia wniosku i odbioru zaświadczenia o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego w moim imieniu». Dodaj też miejsce i datę sporządzenia dokumentu. Na końcu umieść własnoręczny podpis.

Upoważnienie jednorazowe i stałe

W polu czasu działania masz dwie opcje. Upoważnienie jednorazowe obejmuje jedną wskazaną czynność i wygasa po jej wykonaniu, więc przy odbiorze pojedynczego dokumentu to najbezpieczniejszy wybór. Upoważnienie stałe działa natomiast przez określony czas, na przykład do końca roku kalendarzowego, albo do momentu, w którym je odwołasz.

Jeśli nie wpiszesz żadnego terminu, przyjmij, że upoważnienie obowiązuje do odwołania. Dlatego przy jednorazowej sprawie warto dopisać zdanie: «upoważnienie obejmuje jednorazowe wykonanie wskazanej czynności».

Potrzebujesz konsultacji w sprawie dokumentów?

Jak odwołać upoważnienie

Odwołanie to również oświadczenie woli, więc najlepiej sporządzić je na piśmie. Poinformuj zarówno osobę upoważnioną, jak i urząd, w którym upoważnienie miało być użyte. Najprościej złożyć pisemne pismo z datą i podpisem, a przy sprawach prowadzonych elektronicznie wysłać je przez konto sprawy. Od momentu doręczenia odwołania osoba upoważniona nie może już działać w Twoim imieniu.

Przykład pełnomocnictwa do KRK: scenariusz krok po kroku

Sytuacja: Anna pracuje w Niemczech, a pracodawca w Polsce prosi ją o zaświadczenie o niekaralności dla nauczyciela, podobne do tego, o którym piszemy w artykule o zaświadczeniu o niekaralności dla nauczyciela. Przyjechać może dopiero za dwa miesiące.

Kroki: Anna wypełnia wniosek o zaświadczenie, podając swoje dane i numer PESEL. Potem sporządza upoważnienie na brata: wpisuje pełne dane obu stron oraz cel «złożenie wniosku i odbiór zaświadczenia o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego». Dopisuje «upoważnienie jednorazowe» i podpisuje. Brat otrzymuje oryginał upoważnienia, swoją kartę dowodową i kopię dowodu Anny.

Wynik: brat składa komplet w okienku rejestrowym, pracownik porównuje dane i wydaje zaświadczenie. Anna nie musiała przerywać pracy za granicą.

Potrzebujesz konsultacji w sprawie dokumentów?

Opłata skarbowa za pełnomocnictwo i zwolnienia

Zwykłe upoważnienie do odbioru dokumentu jest bezpłatne. Podstawą działania pełnomocnika w takim postępowaniu jest art. 33 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego. Płatność wnosisz na konto urzędu skarbowego właściwego dla siedziby organu. Potwierdzenie dołączasz do dokumentów.

Ustawa przewiduje też zwolnienia z opłaty, m.in. gdy mocodawcą jest osoba z najbliższej rodziny pełnomocnika. Zasady zwolnień bywają różnie interpretowane, więc przed zapłatą sprawdź aktualne informacje na biznes.gov.pl albo zapytaj w urzędzie skarbowym.

Upoważnienie od firmy: pieczątka i podpis

Gdy dokumenty zbiera spółka, upoważnienie podpisuje osoba umocowana do samodzielnej reprezentacji zgodnie z umową spółki lub wpisem w KRS, na przykład prezes zarządu. Przy reprezentacji łącznej podpis składa dwie osoby uprawnione. Pieczątka firmowa nie jest wymogiem prawnym, choć w praktyce urzędowej ułatwia weryfikację podpisu, więc można ją przyłożyć obok podpisu.

Potrzebujesz konsultacji w sprawie dokumentów?

Darmowy wzór upoważnienia PDF i DOCX

Poniżej gotowy wzór z podpowiedziami do każdego pola. Wystarczy przepisać go na kartkę lub wydrukować i uzupełnić:

• Miejscowość i data sporządzenia dokumentu.

• Dane osoby upoważniającej: imię i nazwisko, adres, PESEL oraz numer dowodu.

• Dane osoby upoważnionej: te same dane, a dodatkowo rodzaj dokumentu tożsamości.

• Treść upoważnienia: «upoważniam powyższą osobę do złożenia wniosku i odbioru zaświadczenia o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego w moim imieniu».

• Zakres czasowy: «upoważnienie jednorazowe» albo konkretna data wygaśnięcia.

• Własnoręczny podpis osoby upoważniającej.

Unikaj ogólników typu «do załatwienia spraw» i nie zostawiaj pustych pól: każdy niejasny fragment to pretekst do odmowy. Jeśli chcesz zrozumieć cały proces od strony wniosku, zajrzyj do artykułu o wniosku o zaświadczenie o niekaralności, gdzie opisujemy krok po kroku, jak i gdzie złożyć dokument.

Informacje na tej stronie mają charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowią porady prawnej. Zaświadczenia o niekaralności wydaje wyłącznie Krajowy Rejestr Karny (KRK); ta strona nie jest powiązana z żadną instytucją państwową. Przed podjęciem decyzji zalecamy konsultację z wykwalifikowanym specjalistą.

Najczęstsze pytania

To pisemna zgoda, którą upoważniasz inną osobę do złożenia wniosku lub odebrania zaświadczenia o niekaralności w Twoim imieniu. Potrzebne jest zawsze, gdy nie możesz stawić się osobiście w urzędzie.

Dane obu stron z numerami PESEL, dokładny opis czynności, miejsce i datę sporządzenia oraz własnoręczny podpis osoby upoważniającej. Bez tych elementów urząd może odmówić przyjęcia dokumentu.

Imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer PESEL oraz serię i numer dokumentu tożsamości. Te dane muszą zgadzać się z danymi we wniosku o zaświadczenie.

Tak. Jednorazowe obejmuje jedną konkretną czynność, a stałe działa przez wskazany czas lub do odwołania. Jeśli nie wpiszesz terminu, przyjmij, że upoważnienie działa do momentu odwołania.

Upoważnienie to prosta, zwykle bezpłatna zgoda na jedną czynność.

Pieczątka nie jest wymogiem ustawowym, ale w praktyce urzędy chętniej ją widzą. Kluczowy jest podpis osoby umocowanej do samodzielnej reprezentacji spółki lub dwóch członków zarządu zgodnie z umową spółki.

Gotowy wzór w PDF i DOCX znajdziesz na tej stronie. Wystarczy go wydrukować, uzupełnić dane obu stron i podpisać.

Krok po kroku

• 2Dowód osobisty osoby upoważnionejPracownik urzędu porównuje dane z upoważnieniem, więc dokument musi być ważny.

• 3Kopia dokumentu tożsamości osoby upoważniającejZwykle wystarczy zwykła kopia lub skan; niektóre urzędy proszą o kopię potwierdzoną za zgodność, więc warto zapytać wcześniej telefonicznie.

Przydatne materiały

Powiązane strony

Trzy sposoby na zaświadczenie o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego: przez internet, w punkcie informacyjnym i listownie. Opłaty, formularze, czas oczekiwania.

Pokazujemy, jak wygląda zaświadczenie o niekaralności z KRK: jakie sekcje i pola zawiera, jak odróżnić je od informacji o osobie oraz jak je uzyskać online, w punkcie.

Czy do zaświadczenia o niekaralności z KRK potrzebny jest Profil Zaufany? Jak założyć konto w e-KRK, podpisać wniosek, ile zapłacić i ile czekać na dokument.

Źródła urzędowe

Przepisy sprawdzone ze źródłami urzędowymi.

Potrzebujesz pomocy z dokumentami?

Opisz sprawę — podpowiemy dokumenty, termin i cenę.

Zapytaj